Software Contable y de Facturación Electrónica para Pymes

Es el proceso mediante el cual se emiten comprobantes electrónicos para soportar la compra y venta de bienes y servicios. En Alegra somos expertos en la Facturación Electrónica en la Nube.

La factura electrónica es un documento para soportar la venta de productos o servicios, se elabora por computador y a diferencia de la facturación tradicional, esta se reporta al Ministerio de Hacienda de Costa Rica en el momento que se genera. Tiene los mismos efectos legales que una factura convencional, pero se expide y recibe en formato electrónico, cumpliendo con todos los requisitos.

Facturar electrónicamente trae diversos beneficios, y más si lo haces en la nube, que se pueden resumir en:

• Ahorro de recursos al evitar los costos asociados a la impresión de documentos los documentos (papel, tinta, impresora).
• Disminución de errores, ya que el software contable se encarga de digitalizar los datos de tus clientes y hacerlo de manera automática.
• Llevar un mejor control de tu negocio al evitar la pérdida y deterioro de documentos impresos. También tienes mejor organización y almacenamiento de tus facturas.
• El cumplimiento de tus obligaciones es más sencillo, y más aún si lo llevas con un sistema como Alegra, que cumple con las normativas fiscales de 13 países.
• Cuidas al planeta al usar menos papel. Se estima que por cada millón de facturas electrónicas se salvan 56 árboles.

La Factura Electrónica es un documento que se genera mediante un sistema computacional e informático que muestra de manera detallada la compra y venta de productos o servicios. En Alegra, es muy sencillo generar una factura electrónica.

Una vez registrado en Alegra, debes seguir las siguientes indicaciones para poder generar una Factura Electrónica de manera fácil y rápida:

• Una vez realizado el debido proceso en el Ministerio de Hacienda de Costa Rica, para generar una facturación electrónica, debes iniciar en tu cuenta Alegra; una vez dentro, ingresas en el menú de configuración y presiona donde dice Empresa.
• Te aparecerá un formulario, debes completarlo para actualizar los datos generales de tu empresa; luego, marca la casilla Activar la Facturación Electrónica, y guarda los cambios realizados.
• Una vez realizada la configuración anterior, recibirá un mensaje de aprobación que te permitirá configurar tus numeraciones. Ahora, ve al menú de configuración y haz clic en Numeraciones; marca la opción + Nueva numeración y realiza el registro de la información para tus facturas de venta.

Y listo, así de fácil puedes empezar a generar facturas electrónicas con Alegra.

Alegra se adapta a las normativas de diferentes países de América y el mundo. Sin embargo, leyes que han determinado el crecimiento de la factura electrónica en los países latinos, se han centrado en objetivos de control y eficiencia en la administración.

Entre los países que cuentan con leyes sobre la facturación electrónica, encontramos: Colombia, España, México, Chile, República Dominicana, Costa Rica, USA, Panamá, Perú, Argentina, entre otros.

Además, muchos países están implementando y gestionando leyes sobre la facturación electrónica para adaptarse a la nueva era de las telecomunicaciones.

Para conocer si Alegra permite emitir facturas electrónicas en tu país, solo debes ingresar en la plataforma digital de la empresa desde cualquier dispositivo. Allí, podrás conocer todos los países en los que Alegra permite emitir facturas electrónicas.

El crecimiento de tu empresa depende de muchos factores, y uno de los más imprescindibles es contar con una plataforma especializada que ayude al logro de los distintos objetivos empresariales.

En este sentido, al momento de elegir un Sistema de Facturación Electrónica, debes tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

• La emisión de comprobantes y la digitalización del cobro, hace que el proceso sea más rápido evitando errores en la capturación de datos; lo cual, se puede traducir como una experiencia óptima para los clientes.
• Los sistemas de facturación electrónica permiten guardar los comprobantes emitidos en una base de datos centralizados, facilitando el acceso inmediato y su posterior gestión contable.
• Como Alegra, es bueno buscar un sistema de facturación electrónica que permita el trabajo remoto, almacenando todos los datos en la nube; permitiendo las transacciones en los diferentes dispositivos y desde diferentes partes del mundo y aumentar su capacidad de almacenamiento.
• También un sistema que tenga integraciones contables, pues contribuye con la modernización y automatización de los diferentes procesos contables.
• A través de los sistemas de facturación electrónica, se puede monitorear en tiempo real el flujo de caja de tu empresa.
• Y por último, el sistema de facturación electrónica te debe ofrecer un análisis de datos integrado para brindar información gráfica que se pueda procesar para determinar el rendimiento detallado de tu empresa.

Aplicar un sotfware contable es uno de los primeros pasos para impulsar el crecimiento de tu empresa.

Alegra te garantiza ayudarte a lograr el éxito debido a que nos adaptamos a las distintas necesidades de pequeños, medianos y grandes empresarios; ofreciendo una amplia gama de servicios (Desde gestión de nóminas y reportes contables, hasta centro de costo y tienda el línea integrada), optimización y garantizando el buen rendimiento de tu negocio.

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El mejor programa de facturación electrónica es aquel que te brinda múltiples beneficios; que te permite almacenar en la nube, trabajar de manera remota con tu equipo y gestionar los distintos procesos administrativos y contables para impulsar el crecimiento de tu empresa.

Hacer una factura electrónica es muy fácil; una vez registrado en Alegra, y de haber completado todos los datos de tu empresa, debes seguir los pasos que te indica el sistema para hacer la factura electrónica. Entre ellos:

• Rellenar los datos de la empresa
• Conectar con el ente regulador correspondiente a tu país.
• Realizar un set de prueba, que es fácil y rápido ya que Alegra lo realiza por ti; solo debes esperar el correo de confirmación.
• Asociar prefijos; es decir, se genera una resolución electrónica, y debes indicar la fecha en la que empiezas a hacer factura.
• Luego, debes configurar la numeración en Alegra ¡Y listo! Has realizado con éxito una factura electrónica.

Luego de haber configurado los datos de tu empresa en Alegra, para poder Crear una factura de venta, deberás:

• Hacer clic en la opción de ingresos del menú principal; y luego, haz click en el botón + para crear una nueva factura.
• Rellenas los datos correspondientes: Fecha, cliente, identificación, monto, producto, etc.
• Selecciona la numeración que registraste en Alegra para que la factura tenga validez.

Una vez realizado estos pasos, podrás hacer clic en expandir, y tu factura se encontrará en proceso de certificación para ser aprobada por el ente regulador correspondiente.

¡Y listo! Tu factura de venta ha sido creada con éxito.

Una factura electrónica es un comprobante cuyas características y efectos legales son los mismos que una factura impresa, es decir, es un documento digitalizado donde se reflejan las ventas de bienes y/o servicios a una persona o empresa, mediante un proveedor tecnológico certificado.

Por su parte, la factura de venta es un documento que respalda una venta de producto o servicio, y la remite un vendedor a su cliente, conteniendo así, solo los datos de este y su compra.

La Factura Electrónica se utiliza como un documento almacenado en la nube que sirve como soporte para respaldar la entrega de productos y/o servicios.

La razones por las cuales utilizar la factura electrónica son varias, entre ellas:

• Puedes facturar desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet.
• Todo queda respaldado en la nube.
• El proceso es fácil de hacer, y el nivel de seguridad es alto.
• Ahorras dinero y tienes un mejor orden en tu negocio.
• Cumples al día con tus obligaciones fiscales.
• Ganas tiempo y tranquilidad. ¡Tú y tus clientes!
• Y colaboras con el cuidado ambiental, debido a que contribuyen con la disminución en el uso del papel.

Saber si ya puedes crear una factura electrónica, es muy fácil; solo necesitas un sistema de facturación en la nube y conexión a internet.

Para conocer si una factura electrónica es falsa es importante verificar si cumple o no con los requisitos y características de este tipo de documento digital; también, se estima que una factura es falsa cuando se intenta realizar la validación de la factura en un ente fisca y esta no aparece registrada.

Para poder emitir facturas electrónicas gratuitas, debes verificar la información pertinente en el ente regulador encargado.

Por ejemplo, en Colombia, para utilizar el Software de facturación gratuita que ofrece DIAN; primero debes estar registrado como facturación electrónica en el portal habilitación del organismo aduanero y tributario.

Luego, una vez tengas el estado de “habilitado”, debes proceder a realizar el SET de pruebas; el cual consta de: 2 Facturas electrónicas, 1 nota de crédito y una nota de débito.

El principal objetivo de la facturación electrónica es dejar atrás la facturación tradicional, adecuándose a un nuevo modelo que permite realizar todo desde la nube.

Además, te permite crear facturas sin tener que instalar programas en tu computador o teléfono inteligente, y sin realizar inversiones en dispositivos para imprimir, como tintas y papeles. ¡Todo se realiza en la nube!

Los sistemas de facturación electrónica son un software informático que permiten gestionar el envío y recepción de facturas de bienes y/o servicios entre personas y empresas.

Alegra te permite emitir comprobantes de contingencia que posteriormente podrás convertir a facturas electrónicas, contrarrestando de esta manera los problemas generados por los ataques cibernéticos al Ministerio de Hacienda.

Visita este artículo de ayuda y conoce todo acerca de este proceso.

Con Alegra puedes generar en segundos tus facturas digitales o electrónicas, solo basta con usar tus contactos, productos o servicios creados en la configuración inicial de tu negocio.

Visita este artículo de ayuda para conocer todo el proceso paso a paso.

Una factura digital es el documento PDF que escaneas, envías por correo o imprimes según cuál sea tu necesidad. Este se crea de forma manual y no cuenta con numeración electrónica, por lo que no se envía de forma directa al Ministerio de Hacienda, a diferencia de la factura electrónica o en línea.

La principal diferencia entre una factura digital y en línea está en que la primera es solo un documento PDF o WORD, trabajado o escaneado, que no cuenta con numeración electrónica que lo respalde y se envía por correo o imprime.

Mientras que, la segunda es un comprobante de pago digital que reúne los mismos parámetros legales que una factura en papel y se emite a través de un sistema de facturación electrónica, enviándose de forma directa hacia el ente fiscal.