FACTURA ELECTRÓNICA EN COSTA RICA

Un facturador es el sistema, software o persona autorizado por el Ministerio de Hacienda para emitir comprobantes electrónicos: facturas, tiquetes, notas de crédito y débito, válidos ante la Dirección General de Tributación (DGT). Puede ser el sistema gratuito de Hacienda (Tico Factura) o un software privado como Alegra, que además automatiza el cálculo de impuestos, el envío a Hacienda y la contabilidad en un mismo lugar.

Una factura electrónica es un comprobante fiscal digital que se genera, firma y transmite al Ministerio de Hacienda en formato XML. El proceso es automático: Alegra aplica su llave criptográfica, envía el documento a TRIBU-CR y recibe la aceptación de Hacienda en segundos. El cliente recibe el PDF y el XML autorizado por correo.

La factura electrónica en Costa Rica es un comprobante en formato XML que el sistema genera, firma con certificado digital (XAdES) y envía al Ministerio de Hacienda a través de la plataforma TRIBU-CR. Hacienda valida el comprobante y devuelve una confirmación en segundos. Una vez aceptado, el documento queda disponible para enviar al correo de su cliente. Todo el proceso ocurre automáticamente: desde que usted confirma la venta hasta que Hacienda acepta la factura, pasan menos de 10 segundos. Con Alegra, su certificado digital queda vinculado una sola vez y el sistema gestiona el envío, la validación y el almacenamiento por usted.

Sí. Todos los contribuyentes inscritos ante la Dirección General de Tributación (DGT) están obligados a emitir comprobantes electrónicos. La versión 4.4 es obligatoria desde septiembre de 2025 e incluye el Recibo Electrónico de Pago (REP) y el catálogo CABYS actualizado.

Están obligadas todas las personas físicas y jurídicas inscritas como contribuyentes ante el Ministerio de Hacienda que realicen actividades económicas en Costa Rica: profesionales independientes, pymes, comercios, empresas de servicios, importadores y exportadores. La obligación aplica independientemente del tamaño del negocio o del monto de la venta. Si usted tiene número de cédula jurídica o está inscrito en Hacienda con una actividad económica, está obligado a emitir comprobantes electrónicos válidos por cada venta o servicio prestado.

En Costa Rica no existe un monto mínimo para emitir comprobantes electrónicos: la obligación aplica desde el primer colón de venta si usted está inscrito como contribuyente. Lo que varía según el tipo de comprador es el tipo de comprobante: si su cliente necesita identificarse con cédula o RUC para deducir el gasto, debe emitir una factura electrónica; si vende al consumidor final sin necesidad de identificación, puede emitir un tiquete electrónico. Alegra detecta automáticamente qué tipo de comprobante corresponde según el cliente y el tipo de venta.

No emitir comprobantes electrónicos cuando está obligado puede derivar en sanciones del Ministerio de Hacienda que incluyen multas económicas y, en caso de reincidencia, el cierre temporal del establecimiento comercial. Además, sus clientes empresariales no podrán utilizar sus compras como gastos deducibles sin el comprobante válido, lo que afecta su relación comercial. La Dirección General de Tributación (DGT) realiza auditorías cruzadas entre los comprobantes emitidos y las declaraciones del D-104. Tener un sistema que emite facturas válidas desde el primer intento y las almacena por el tiempo legal requerido es la forma más segura de evitar estas situaciones.

Alegra es completamente compatible con la versión 4.4 de comprobantes electrónicos del Ministerio de Hacienda de Costa Rica.

La versión 4.4 es el esquema XML actual del sistema de comprobantes electrónicos de Costa Rica, implementado por el Ministerio de Hacienda. Introduce mejoras en la estructura de los documentos, nuevos campos obligatorios y mayor especificidad en los códigos CAByS para identificar actividades económicas. Los comprobantes deben estar firmados con el esquema XAdES compatible con v4.4 para que Hacienda los acepte sin rechazo; los sistemas no actualizados generan errores de validación que dejan las facturas como rechazadas. Alegra opera con facturación electrónica 4.4 desde su adopción oficial y actualiza su sistema ante cada cambio normativo sin que usted tenga que hacer ningún ajuste técnico.

TRIBU-CR es la plataforma de la Dirección General de Tributación que desde el 6 de octubre de 2025 sustituyó a la Administración Tributaria Virtual (ATV) como único canal oficial para los trámites tributarios y los comprobantes electrónicos en Costa Rica. No es una versión mejorada del ATV, sino un sistema distinto: las contraseñas y configuraciones del portal anterior no se trasladaron de forma automática, por lo que cada contribuyente debe crear su usuario en la Oficina Virtual (OVi) de TRIBU-CR. Con Alegra usted no necesita entrar a la plataforma para facturar: el sistema firma cada comprobante con su llave criptográfica, lo transmite a Hacienda y recibe la respuesta de aceptación en segundos.

Sí, y es el caso más frecuente entre quienes ya facturaban antes del cambio de plataforma. Como las credenciales del ATV no se migraron, primero debe tener activo su usuario en la Oficina Virtual (OVi) de TRIBU-CR y vigente su llave criptográfica del Ministerio de Hacienda. Con esos dos elementos, en Alegra conecta su llave una sola vez desde el asistente de configuración y queda emitiendo en versión 4.4, sin instalar nada. Los comprobantes que emitió en el pasado permanecen en los registros de Hacienda, y todos los que emita desde Alegra quedan almacenados por 5 años en la nube.

Necesita tres cosas: estar inscrito como contribuyente en TRIBU-CR, obtener su llave criptográfica del Ministerio de Hacienda y contar con un software autorizado como Alegra. Una vez creada su cuenta, el asistente de configuración lo guía para conectar su llave y emitir su primera factura en menos de 1 hora.

Alegra emite todos los comprobantes autorizados por Hacienda: factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito, nota de débito, mensaje receptor y Recibo Electrónico de Pago (REP). Todos en versión 4.4 con envío automático al cliente.

La factura electrónica requiere identificar al receptor (nombre, cédula y correo) y es el comprobante que las empresas necesitan para registrar costos ante Hacienda. El tiquete electrónico se usa para ventas a consumidor final: no requiere datos del comprador y no puede utilizarse para acreditar gastos. Alegra emite ambos tipos desde la misma cuenta, bajo la versión 4.4.

CAByS es el Catálogo de Bienes y Servicios del Ministerio de Hacienda. Cada producto o servicio que facture debe tener un código CAByS asignado. Alegra detecta automáticamente el código correcto con IA al crear o actualizar sus productos, sin que tenga que buscarlo manualmente.

El IVA diferido es el mecanismo que permite a ciertos contribuyentes pagar el impuesto en una fecha posterior a la emisión de la factura. Alegra calcula y aplica el IVA diferido automáticamente según el tipo de actividad económica registrada.

El Recibo Electrónico de Pago (REP) es un comprobante introducido en la versión 4.4 de Hacienda que confirma el pago recibido por una factura electrónica. Alegra genera el REP automáticamente cuando registra un cobro, sin pasos adicionales.

Depende de las necesidades de su negocio. Para pymes que necesitan facturación 4.4, POS offline, contabilidad y gestión de cobros en una sola plataforma, Alegra es la opción más completa del mercado costarricense, con más de 50.000 empresas que ya confían en el sistema y soporte 24/7.

TicoFactura se enfoca exclusivamente en la emisión de comprobantes electrónicos. Alegra incluye facturación 4.4 más inventarios, gestión de cobros, contabilidad, POS offline, conciliación bancaria e integraciones con plataformas como Shopify y WooCommerce, todo desde una misma cuenta.

En menos de 1 hora. Después de crear su cuenta, el asistente de configuración lo guía paso a paso para conectar su llave de TRIBU-CR y emitir su primer comprobante.

Alegra tiene modo offline: puede seguir facturando y vendiendo desde el POS aunque no haya conexión. Los comprobantes se almacenan localmente y se sincronizan con Hacienda automáticamente cuando la conexión se restablece. No pierde ninguna venta.

Puede generar facturas electrónicas válidas ante Hacienda directamente desde su celular o tablet, sin instalar ninguna aplicación. Desde el navegador, seleccione el cliente, agregue los productos con código CAByS detectado automáticamente por IA, y envíe la factura a Hacienda con un toque. El comprobante llega al correo de su cliente en segundos. Si no hay conexión a internet o los servidores de Hacienda no están disponibles, el sistema continúa operando en modo offline y sincroniza las facturas automáticamente cuando se restablece la conexión, sin que usted pierda ninguna venta.

Alegra almacena todos sus comprobantes electrónicos por 5 años en la nube, cumpliendo con el plazo exigido por el Ministerio de Hacienda. Puede consultarlos y descargarlos en cualquier momento sin costo adicional.

No. Alegra es 100% en la nube. Puede acceder desde cualquier navegador web, tablet o celular sin instalaciones ni actualizaciones manuales.

Con Alegra, los planes comienzan desde $5/mes. El plan Pyme (el más elegido) está disponible a $10/mes e incluye facturación electrónica 4.4, gestión de cobros, cotizaciones y soporte 24/7. Todos los planes incluyen prueba gratis de 15 días sin tarjeta de crédito.

Sí. Puede hacer upgrade o downgrade de su plan en cualquier momento desde su panel de administración, sin penalizaciones ni contratos de permanencia.