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Términos y Condiciones

 

Objeto

Los términos expresados en este contrato constituyen las condiciones de uso y privacidad para todos los servicios prestados en la actualidad y los añadidos en el futuro, por Alegra en su sitio web www.alegra.com y su aplicación app.alegra.com, la versión móvil Alegra y Api.

El usuario acepta, al momento de empezar a utilizar el servicio, respetar todas las condiciones impuestas por este contrato. El usuario acepta por simple causal de uso del sistema Alegra lo dispuesto en este contrato y en sus Términos y Condiciones, susceptible de cambio sin previo aviso por parte de Alegra. Si el usuario representa una organización, está dando por entendido que la organización acepta ceñirse a este contrato y que tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y por lo tanto obligarla frente a Alegra y aceptar las obligaciones establecidas en el presente contrato. El usuario que no esté de acuerdo con esto, no podrá hacer uso de los servicios prestados por Alegra.

Definiciones

Las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado en este contrato:

El término "contrato" o "acuerdo" hace referencia a este contrato y a sus Términos y Condiciones.

El término "leyes aplicables" hace referencia a las leyes que se aplican en Colombia para este tipo de contratos.

El término "sitio" ó "sitio web" hace referencia al sitio donde se prestan todos los servicios que Alegra ofrece, sin tener en cuenta posibles terceros relacionados con Alegra.

El término "servicio" o “servicios” hace referencia a la aplicación que ofrece Alegra en su sitio web y que opera desde el dominio app.alegra.com. También hace referencia a el uso de la página web de Alegra y su centro de soporte alegra.com/ayuda/

El Término "Alegra", "Sistema Alegra", "nosotros", "nuestro(a)" hace referencia a Soluciones Alegra S.A.S y todos sus asociados.

El término "Sistema" hace referencia a la plataforma web usada por Alegra para prestar su servicio, incluido el software que usa la plataforma y todos sus contenidos.

El término "Aplicación" hace referencia al software que ofrece Alegra como servicio a en su sitio app.alegra.com

El término "titular de la cuenta" hace referencia a la persona a nombre de quien está la tarjeta de crédito que se usó para registrar la cuenta en Alegra.

El término "usuario" hace referencia a la persona que visita y usa el sitio web de Alegra y su aplicación, sea o no "titular de cuenta".

El término "Plan" hace referencia a las condiciones de uso que tiene un usuario según el pago que haya efectuado.

Factura electrónica: De conformidad con lo establecido en el Decreto 2242 de 2015 y aquellos que los adicionen, modifiquen, aclaren o sustituyan, “es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente”.

Documentos electrónicos: Hace referencia a todos los documentos que se crean y emiten electrónicamente desde el sistema de Alegra. Se incluyen facturas de venta, notas crédito, notas débito, documento soporte electrónico y nómina electrónica.

Eventos electrónicos asociados a la emisión de factura de venta: Hace referencia a recibo de mercancía o prestación de servicios, acuse de recibo, aceptación expresa, aceptación tácita y rechazo.

Capacidad de Celebración de Contratos

Según la ley de Colombia, el usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones, debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables.

Alegra da por entendido que aquel usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre de la persona que se determine como Usuario. Quienes sean considerados incapaces absolutos o relativos o parciales deberán tener autorización de sus representantes legales para celebrar este contrato, y serán estos últimos considerados responsables de cualquier conducta de sus apoderados.

Registro de Cuentas y Usuarios

Alegra presta un servicio de software al que se accede a través de su sitio web www.alegra.com. Los usuarios que accedan a este servicio deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. Alegra da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a Alegra de poseer información falsa sobre cualquier usuario.

Alegra permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios según el plan que cada titular o usuario de cuenta haya elegido al momento de registrar su cuenta. Alegra no permite, bajo ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta haya decidido habilitar como tales para el uso de la plataforma y estos no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma. De suceder una situación como ésta, Alegra no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de la misma ni frente al usuario ni frente a terceros.

En cualquier caso, ALEGRA se reserva, en cualquier momento, el derecho a ponerse en contacto con el Usuario con el fin de verificar su Información o cualesquiera otros datos que haya hecho constar en documentos aportados.

Descripción del Servicio

El servicio de Alegra se inicia al momento de registrar una cuenta en el sitio web de Alegra, tras haber aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio consiste en el uso del software Alegra disponible en app.alegra.com y todos los servicios disponibles en sitios web asociados (alegra.com/ayuda/ y www.alegra.com) , aplicaciones móviles y Api.

Alegra presta el servicio de su aplicación web en la modalidad de Software as a Services. El usuario adquiere una licencia no-exclusiva, mundial y temporal e intransferible para usar el sistema Alegra según las condiciones del plan que haya elegido al momento de pagar por el servicio, pero en ningún momento adquiere propiedad sobre la plataforma.

El usuario se hace conocedor de los servicios por los que está pagando a la hora de usar alguno de los planes que ofrece Alegra Planes | Alegra, Sistema contable y de facturación para Pymes.

Alegra no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el usuario a la hora de elegir su plan, así como tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial ni tampoco de la clasificación que realice de la misma lo que afectará irremediablemente los resultados arrojados por el Software.

Alegra da por entendido que el titular de la cuenta y los usuarios conocen cualquier cambio que se haga en la configuración de ésta, así como que realizará los cambios que considere pertinentes. Alegra no se responsabilizará por la pérdida de información que ocurra por fuerza mayor, caso fortuito o hecho de un tercero tal y como se explica bajo el título “Operación del Sitio”.

Alegra se reserva el derecho de hacer cambios en los precios y características de los planes y servicios ofrecidos. Los cambios se comunicarán por los medios y en los tiempos que Alegra considere pertinentes. En todo caso Alegra se compromete a que dichos cambios no afectarán la vigencia o periodo en curso. Luego de ser notificado de los cambios si el Usuario no expresa lo contrario, se entenderá que acepta dichos cambios y por tanto Alegra los aplicará a partir de su nueva vigencia o periodo adquirido.

Alcance y nivel de servicio

En condiciones normales, la plataforma de Alegra tiene un “down time” de aproximadamente 1%, de modo que la plataforma se encuentra disponible el 99% del tiempo. Alegra adelantará las gestiones que a su juicio estime conducentes, para que la aplicación esté disponible para el usuario, pero no garantiza lo anterior, por cuanto pueden existir eventos como daños en las comunicaciones, actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de la aplicación, entre otros, que escapen al control y responsabilidad de Alegra.

El servicio se llevará a cabo por medio de una interfaz Web, disponible desde cualquier conexión a internet. En este sentido el Usuario exonera a Alegra de cualquier responsabilidad que pudiera derivarse de las interrupciones de disponibilidad del servicio, motivadas por causas fuerza mayor o fuera de su control. A estos efectos se consideran fuera de su control a título enunciativo y no limitativo, (i) el módem o router, (ii) el sistema informático del usuario, (iii) el software de navegación, (iv) virus, (v) interconexión de redes telefónicas y eléctricas, (vi) RDSI, (vii) frame relay, (viii) ADSL, (ix) Indisponibilidad de la plataforma tecnológica desde donde se accede al servicio y/o cualquier otra infraestructura de transporte o telecomunicaciones utilizadas por el Usuario, por ende ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio prestado por parte de Alegra.

ALEGRA NO será responsable de la veracidad en la información contable que presente el Usuario y/o Cliente; en consecuencia, será este último el único responsable de entregar la información real y veraz frente a la entidad gubernamental competente, para efectos del uso de la plataforma de Alegra. Cualquier error, inconformidad, requerimiento y/o sanción administrativa que se genere en virtud de una acción u omisión por parte del Usuario, será responsabilidad del mismo y mantendrá indemne a ALEGRA de cualquier reclamación.

Seguridad de la Cuenta

Alegra vela por la seguridad de la contraseña que provea el titular de cuenta y los usuarios a la hora de registrar una cuenta con Alegra y garantiza que tomará las medidas que se encuentren a su alcance para que esta contraseña no sea vista por terceros, mas no puede arrogarse la responsabilidad de garantizar su confidencialidad. Por otro lado Alegra no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el usuario directamente.

Operación del Sitio

Alegra llevará a cabo las gestiones que a su juicio estime conducentes, tendientes a que los sitios webs asociados siempre estén disponibles para el usuario, pero no garantiza lo anterior, tanto por los daños en las comunicaciones, por actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de los sitios u otro tipo de actos que se escapen del alcance y responsabilidad directa de Alegra. No obstante lo anterior, Alegra garantiza a los usuarios que pagan por el servicio, que el software estará disponible en app.alegra.com desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a Internet, siempre y cuando el usuario recuerde las credenciales de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor, lo permitan, lo cual escapa de las obligaciones de Alegra, de manera tal que si no se pudiera acceder por el tipo de conexión y las características que le sean propias, por fallas en la comunicación o por el deficiente servicio del mencionado proveedor, ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio contratado por parte de Alegra.

En cuanto al mantenimiento y reestructuración del sitio, Alegra se reserva el derecho de hacerlo sin previo aviso a los usuarios, pero procurará que se les brinde un aviso con la antelación que a su juicio considere conveniente o prudente para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de datos o de información.

ALEGRA se reserva el derecho de realizar sin aviso previo mejoras u optimizaciones en su sistema, sin embargo, el anuncio de una fecha estimada de actualización, mejora u optimización, no implican, ni obligan a ALEGRA a que efectivamente en dicha fecha todos sus usuarios deberán contar con dicha mejora. Solo se entenderá vinculado al servicio contratado dichas mejoras, cuando ALEGRA efectivamente las implemente y señale su carácter permanente.

Limitaciones

EL CLIENTE no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además queda prohibida la separación de los componentes. ALEGRA autoriza el uso del software como un producto único. Las partes que lo componen no se podrán separar para utilizarlas en más de aquellas unidades o estaciones de trabajo en las que lo instale LA EMPRESA, ni hacer uso de ellas por separado. El usuario comprende que faltar a lo dispuesto en ésta cláusula constituye un delito de acuerdo al artículo 272 del Código Penal Colombiano.

ALEGRA no será responsable de cualquier reclamación extrajudicial, judicial o administrativa que se derive de la negligencia, culpa o dolo del Usuario y/o Cliente al momento de suministrar su información contable o financiera frente a la entidad gubernamental/fiscalizadora competente; por ende, será este el único responsable y deberá mantener indemne a ALEGRA de tal reclamación.

Facturación electrónica

Alegra es una compañía especializada en:

  • Ofrecer soluciones de intercambio electrónico de documentos empresariales.
  • Prestar servicios de ingeniería de intercambio electrónico.
  • Tener los niveles y capacidades de servicio, alojamiento, seguridad y confidencialidad requeridos para dar cumplimiento a la normativa colombiana y a los estándares internacionales para este tipo de servicios.
  • Contar con el certificado ISO 27001:2013 y la habilitación por parte de la DIAN como proveedor tecnológico para proveer los servicios de factura electrónica bajo la Resolución 007860 del 8 de octubre de 2019 de la DIAN cuya vigencia va desde el 8 de octubre de 2019 hasta el 8 de octubre de 2024 y en general con todas las certificaciones y habilitaciones necesarias para actuar como tercero en el proceso de facturación electrónica, bajo las normas vigentes aplicables.

Plan de contingencia Facturación electrónica

Bajo la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 de la DIAN, Alegra se acoge al plan de contingencias en caso la Dian presente intermitencias en la recepción de los comprobantes electrónicos enviados desde Alegra. A estos efectos se consideran fuera de su control a título enunciativo y no limitativo, (i) si existen problemas de conexión, (ii) o problemas para ingresar a Alegra para crear los comprobantes electrónicos, (iii) la DIAN ha establecido un plan de contingencia. Con esto el usuario debe hacer las facturas en talonarios preimpresos, una vez cesen estos inconvenientes, el usuario, debe transcribir la información de facturas expedidas por talonario y enviarlas a la DIAN en formato electrónico.

Condiciones y Medios de pago

El usuario consiente expresamente la prestación del servicio inmediatamente después de su compra y autoriza Alegra a cobrarle automáticamente en la frecuencia de pago que elija hasta que se dé de baja.

El usuario podrá elegir el plan y periodo de pago al momento de realizar el primer pago. Según el periodo elegido: mensual o anual, el próximo cobro se realizará el mismo día del mes en que se inscribió.

ALEGRA trabaja con los siguientes medios de pago:

  • Tarjeta de crédito y débito: Estas deberán de contar con 16 dígitos, mes y año de vencimiento y CVC o CVV (3 últimos dígitos al dorso de la tarjeta, o 4 dígitos para el caso de American Express).

Los pagos se procesarán a través de la plataforma PayU.

El usuario puede consultar los planes disponibles en www.alegra.com/colombia/contabilidad/precios/ o ingresando con su usuario y contraseña. Dichos planes se establecen de acuerdo a características como: el valor de las compras y las ventas del usuario, los ingresos mensuales y el número de usuarios que necesita. El usuario acepta que conoce y acepta las especificaciones de cada plan al momento de registrarse. Y en el caso de que el usuario supere alguno de estos límites o esté próximo a hacerlo, Alegra le notificará por los medios que considere, informando que próximamente deberá realizar un cambio de plan. Luego de superar el límite de ingresos la cuenta se suspenderá temporalmente hasta que el usuario elija su nuevo plan (Upgrade).

Alegra da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta por lo tanto no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de esta ser usada para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta.

Alegra, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a llevar a cabo la verificación de los datos personales del Usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito, pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona, además de no tener bases de datos con las cuales confrontar tal información.

No obstante esto, el usuario autoriza a Alegra a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional.

El usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita.

El pago a ALEGRA es anticipado, es decir al activar su cuenta y elegir un plan. El Usuario acepta que se realicen cobros recurrentes a través del medio de pago elegido por el Usuario según los periodos elegidos.

En caso de que el Usuario requiera la terminación del servicio, este se acogerá a las condiciones de cancelación de Alegra. Sólo en caso que aplique el derecho de retracto, Alegra ofrece los medios de pago que se mencionan anteriormente para la devolución de dinero, pero no se limita únicamente a estos medios. Si existen retenciones de cualquier tipo o costos relacionados a la transacción de devolución estas tendrán que ser asumidas por el Usuario.

La información que el usuario ingrese a Alegra es la información con la que se procesa la factura, por lo cual, el usuario se debe asegurar de que la información registrada sea cierta y completa.

Además, el usuario podrá solicitar la modificación de los datos de la factura siempre y cuando lo haga dentro de los primeros 5 días hábiles después de la emisión de la factura.

También, es preciso señalar que se procesa una sola factura por cada cobro aprobado.

En caso de que el usuario no suministre la información necesaria, en los formularios dispuestos para ello, Alegra realizará la factura usando los datos del usuario genérico o "consumidor final" autorizado por la Dian.

La facturación de los servicios de Alegra se realizará a través de las siguientes sociedades:

  • Soluciones Alegra SAS, sociedad colombiana con Nit 900559088-2.
  • Alegra CAN LP, sociedad canadience con documento de identidad # 290787456.

Alegra define la sociedad que realizará la factura en relación al país, la moneda y el medio de pago correspondiente.

Otras obligaciones de los Usuarios

Alegra es un aplicativo Web, el cual proporciona un sitio donde se alojan datos que el usuario administra bajo su cuenta y riesgo. Alegra vela por mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones a su juicio necesarias para ello, más no se responsabiliza por actos mal intencionados de terceros y las consecuencias de ello frente al usuario o frente a terceros.

Alegra pone en conocimiento de sus usuarios, que la información que suministre se albergará en servidores de terceros, específicamente Amazon, que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad.

Alegra tampoco se hace responsable por el tipo de información ingresada por cada usuario en su cuenta ni por los resultados inadecuados si la misma se ingresó de manera inadecuada de acuerdo con los parámetros contables y fiscales aplicables a la materia en cada caso. Se da a entender que el usuario, al usar los servicios de Alegra, hará un uso sano y legal de todas las herramientas que se ponen a su disposición y esto exonera a Alegra de cualquier uso indebido de su información por parte de cualquier usuario, entendiéndose por ello el usar información para evadir obligaciones tributarias, entre otras.

Alegra no estará obligada a velar por la legalidad del contenido e información que los usuarios alberguen en su cuenta a través de los Servicios prestados, sin embargo podrá tomar los correctivos en contra de información ilegal, cuando lo considere pertinente.

El usuario se obliga a la hora de usar cualquiera de los servicios de Alegra a:

  • No causar daño físico, moral o mental a otros usuarios del servicio.
  • No utilizar el servicio con fines maliciosos o de mala voluntad, ni para beneficiarse en perjuicio de terceros y mucho menos del Estado entendiendo por éste, aquel que de acuerdo con la normatividad que le sea aplicable, sea quien deba recibir dinero por concepto de impuestos bajo cualquier denominación por el resultado de la operación mercantil del usuario.
  • No usar el servicio con fines criminales o ilegales ni para sacar provecho o beneficio ilícito para sí o para terceros, bien sea remunerado o no.
  • No publicar información que vulnere derechos de terceros, tales como derechos de propiedad intelectual, secretos industriales o cualquier otro que sea de propiedad de terceros y respecto de los cuales no se encuentre autorizado.
  • Publicar información sensible que ya no es vigente o que pueda inducir a error a terceros o al Estado.
  • Garantizar que es propietario, emisor o receptor, de las facturas electrónicas distribuidas por medio de los servidores gestionados por Alegra, y que cumple con lo establecido en la normativa fiscal aplicable.
  • Garantizar que la información suministrada a Alegra para realizar las facturas electrónicas es verídica y que la misma cumple con las normas tributarias y fiscales.

El usuario de Alegra manifiesta ser dueño de la información que ingresa en el sistema y bajo ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de Soluciones Alegra S.A.S., y de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de la plataforma sobre la cual el usuario ingresa la información , sin que respecto de ésta se considera surtida transferencia alguna en razón de éste contrato. Si el usuario da por terminado el contrato tendrá la información a su alcance, pero en ningún momento Alegra se obliga a entregar la misma en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software, pues sólo se ingresan datos, para su consulta y procesamiento en aras de su funcionamiento y uso.

Propiedad intelectual e industrial

ALEGRA es titular o tiene la correspondiente licencia (o autorización de uso) de los derechos de propiedad intelectual, y/o de imagen que puedan recaer sobre el Sistema, el Software, la Aplicación o el Sitio Web. En ningún caso se entenderá que el acceso, navegación y contratación de Servicios por parte del Usuario implica una renuncia, transmisión, licencia, transmisión o cesión, total ni parcial al usuario de dichos derechos por parte de ALEGRA o de un tercero titular.

Así, cualquier utilización de aquellos o cualquier infracción de los mencionados derechos podrá dar lugar a una reclamación extrajudicial o judicial (acciones o judiciales -civiles o penales-) según corresponda.

EL Usuario no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el Software, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además, queda prohibida la separación de los componentes del Software. ALEGRA autoriza el uso del Software como un producto único.

No está permitido suprimir, eludir o manipular las presentes Términos y Condiciones del Servicio publicados en el Sitio Web.

ALEGRA se reserva el derecho a decidir si el contenido publicado por los Usuarios, al igual que el material de texto o fotográfico que sea cargado a la página web de ALEGRA resulta apropiado y se ajusta a lo dispuesto en el presente Contrato. En éste sentido, ALEGRA podrá impedir la publicación y comercialización de contenido que infrinja derechos de imagen, de propiedad intelectual, protección de datos o que resulten hirientes, difamatorios u ofensivos para terceros, a juicio de ALEGRA o constituyan infracciones a la ley.

Suspensión y Terminación del Servicio

Alegra se reserva el derecho de terminar el servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal, para aquellos casos en los que se deban realizar pagos sucesivos.

Alegra podrá terminar de manera unilateral el servicio de un usuario en los siguientes escenarios:

  • En caso de que el USUARIO utilice los servicios prestados por Alegra para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros y sobre de todos de Alegra y de otros usuarios.
  • En caso de que Alegra encuentre que el USUARIO está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de la plataforma de Alegra o que perjudiquen a terceros.
  • Cuando existan elementos que permitan inferir a Alegra que el USUARIO no cuenta con la edad mínima para contratar los Servicios, en los términos del artículo segundo de estas Condiciones.

Suspensión del servicio

ALEGRA se reserva el derecho de dar por terminado el Servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal, para aquellos casos en los que se deban realizar pagos sucesivos por el Usuario y se detecten impagos en alguna de las cuotas.

Así, ALEGRA se reserva el derecho de suspender la prestación de los Servicios al Usuario y de inhabilitar su Cuenta y su acceso al Software y en general, a los Servicios, si este no completara el pago de los Servicios contratados, conforme al Plan elegido por el Usuario.

Políticas de Suspensión:

Alegra se reserva el derecho de suspender el servicio a los usuarios según la siguiente política.

Alegra realizará 4 (cuatro) intentos de cobro en diferentes momentos y días a partir de la fecha de renovación del servicio. Si luego de estos intentos el recaudo resulta fallido, o en caso de no recibir el pago del servicio en la forma acordada, el Contrato quedará automáticamente suspendido.

Se dará la suspensión del servicio al Usuario con aviso anticipado en los diferentes canales que Alegra disponga para ello.

Los usuarios en estado suspendido deben realizar un pago efectivo para poder ingresar a la plataforma y continuar usando el servicio. En caso de suspensión del Servicio, la cuenta del Usuario no será reactivada hasta que el pago de todas aquellas deudas que en ese momento se encuentren a cargo del Usuario se hayan cobrado por completo.

La suspensión de la Cuenta del Usuario no elimina su obligación de pagar las deudas pendientes, así como tampoco el porcentaje de deuda cobrado impide la generación de los gastos de cobranza, intereses e indemnización de daños perjuicios que se pudiesen generar a favor de ALEGRA por tal incumplimiento.

Resolución por incumplimiento del Usuario

En caso de falta de pago, o uso indebido de la cuenta, el Usuario recibirá a su correo una notificación a partir de la cual tendrá un periodo de gracia de 15 días durante el cual podrá consultar su Cuenta y la Información que hasta el momento se encuentre almacenada en ella, pero sin la posibilidad de agregar nueva información. El Usuario será responsable de copiar o sustraer dicha información, por cuanto una vez venza el periodo de 15 días, ALEGRA dejará de ser responsable de la información albergada en la cuenta y esta podrá ser eliminada libremente.

Resolución del contrato por parte del Usuario

El Usuario puede solicitar la baja en los Servicios de ALEGRA en cualquier momento, con las precisiones que se establecen en la presente cláusula.

  • El Usuario deberá escribir desde la Cuenta de administrador un mensaje poniendo de manifiesto su deseo de instar la terminación del contrato a soporte@alegra.com.
  • Dicho mensaje debe enviarse con una antelación mínima de 5 días hábiles antes de su próxima fecha de pago. De no ser así, la solicitud de baja en el Servicio se tendrá por realizada para el siguiente periodo de facturación, debiendo, por lo tanto, completarse el siguiente periodo pago.
  • En este caso, ALEGRA procesa dicha solicitud de baja, que, en caso de haber sido correctamente gestionada, se producirá en el siguiente periodo facturable, continuando el Usuario teniendo acceso al Servicio hasta el final del período de facturación.

Política de reembolsos:

Alegra realizará devoluciones de dinero en los siguientes casos:

  • Cuando el usuario haga uso de su derecho al retracto; este tendrá 5 días hábiles contados a partir de la celebración del contrato para solicitar la devolución. (Aplica solo para la primera suscripción, no para renovaciones).
  • Cuando el usuario notifique a Alegra que desea cambiar su plan a otro con un costo menor. El usuario debe notificar 2 días antes de que se cumpla su fecha de renovación de la suscripción.
  • Cuando se procese un cobro doble por error de Alegra o del Usuario.

Las devoluciones de dinero no aplican en estos casos:

  • ALEGRA no otorgarán reembolsos ni créditos por los periodos de membresía utilizados parcialmente.
  • En caso de que el Usuario haya realizado un pago anual no se realiza devolución de dinero. Dado que, en este caso, el usuario tendrá 5 días hábiles para hacer uso de su derecho al retracto, a partir del momento en que hace su pago. Aplica para la primera suscripción.
  • En caso de que el Usuario cuente con 2 o más productos y solicite la baja de uno solo de ellos, no procede el reembolso.
  • Después de que se procesó el cobro de la renovación de la suscripción y el usuario notifica que quiere realizar el cambio a un plan de valor menor.
  • Cuando el usuario realiza un pago por medio de un enlace de pago (Aplica sólo para usuarios corporativos que mantienen este método de pago activo).
  • El usuario deberá cancelar la suscripción 2 días hábiles antes de la fecha de vencimiento de la recurrencia de su plan. De no ser así, no se realizará la devolución del dinero. Se deberá concluir el periodo pago y al finalizar este, se cancelará la suscripción quedando en plan consulta.

En ningún caso podrá entenderse que ALEGRA no ha prestado el servicio, por el hecho de que el Usuario no haya hecho uso del sistema o no haya accedido a dichos servicios durante un tiempo determinado, siempre y cuando ello no se deba a fallas atribuibles a ALEGRA

Fuerza mayor

Ninguna de las partes será considerada responsable por el incumplimiento de cualesquiera de sus obligaciones en tanto en cuanto la prestación del servicio se retrase o se hiciese imposible como consecuencia de Fuerza Mayor.

Se entiende por fuerza mayor todos aquellos supuestos en los que concurran circunstancias imprevistas, o que, pese a su previsión, fueran inevitables, que no dependan de la voluntad de las partes o que escapen de su control, y que no puedan ser evitadas por ellas, y motivan la imposibilidad de cumplir, en todo o en parte, las obligaciones de las partes o hagan extremadamente oneroso para la parte afectada dicho cumplimiento, siempre que no haya mediado negligencia o culpa por su parte.

La suspensión de las obligaciones contractuales durará en tanto en cuanto permanezca la causa que haya originado la Fuerza Mayor. La parte que sufra ésta deberá ponerlo inmediatamente en conocimiento de la otra, en el plazo máximo de 48 horas desde que la causa de Fuerza Mayor se produzca, y efectuar los esfuerzos que sean razonables para resolver la causa de la suspensión en el plazo más corto posible.

Si la causa de Fuerza Mayor se prolonga en el tiempo de manera que se frustrase la prestación del servicio o la realización del trabajo, o, en todo caso, si se prolongase por más de tres meses, la parte no afectada por dicha situación podrá, con un preaviso de quince (15) días, instar la resolución del contrato.

Derecho de retracto

El USUARIO podrá ejercer su derecho al retracto en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, es decir, podrá solicitar que se reverse la transacción perdiendo el dominio sobre su cuenta y recibiendo la devolución de lo pagado. Para efectos de poder ejercer el derecho de retracto será necesario que el USUARIO lo ejerza dentro de la oportunidad legal, es decir durante los cinco (5) días posteriores a la celebración del contrato.

El usuario podrá hacer uso del derecho de retracto en suscripciones nuevas, en caso no haya hecho uso del servicio en los siguientes 5 días hábiles posteriores a la fecha de suscripción.

No podrá hacerlo para renovaciones, ya que el usuario ha realizado previamente el uso del servicio.

Así pues, en caso de que el usuario no pueda hacer uso de su derecho de retracto; aplican las condiciones de cancelación de servicio establecidas por Alegra.

Política de privacidad

Funciones publicitarias de Google Analytics implementadas en Alegra

Alegra utiliza las audiencias de remarketing de Google Analytics para su uso en Google AdWords y DoubleClick Bid Manager, esto con el fin de publicar campañas de remarketing dirigidas a sus usuarios. El usuario acepta que su información sea tratada para efectos de Big Data y por lo tanto permite que Alegra utilice estas herramientas con fines estadísticos.

Modo de uso de las cookies

Alegra, Mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los usuarios que utilizan su aplicación. Con estas herramientas, Alegra podrá recopilar información de cada usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del usuario y hacer que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes.

En esta medida, Alegra podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. Alegra usa esta información para fines analíticos. El usuario de Alegra podrá deshabilitar estas herramientas.

Las actividades de seguimiento adelantadas por Alegra también podrán realizarse dentro de la aplicación, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientas podrán ser desactivadas por el usuario para conservar su privacidad. Ver más aquí.

Análisis de datos

El usuario al crear su cuenta y hacer uso de la aplicación Alegra, acepta que LA EMPRESA puede suministrar, transferir, compartir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas afiliadas, filiales, vinculadas o subordinadas de LA EMPRESA en Colombia o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales por parte de los terceros.

El usuario en cualquier momento puede solicitar a LA EMPRESA que detenga de forma indefinida el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo soporte@alegra.com o comunicarse a través del chat de atención al cliente.

Política Comunicacional

Al registrar una cuenta con Alegra el titular de la cuenta debe introducir un email y un teléfono de contacto, así como registrar todos aquellos datos que el software le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita al software procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, acepta recibir todos los correos, SMS, WhatsApp, Notificaciones Push y llamadas con información sobre el uso de Alegra, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por Alegra. No obstante lo anterior, Alegra no podrá utilizar en beneficio suyo o de terceros, la información que haya ingresado el usuario, sin embargo, podrá utilizar la base de datos de las empresas o usuarias con fines publicitarios o comerciales para sí o para terceros, sin que por ello deba participar de ingreso alguno a los usuarios. El usuario podrá solicitar que sus datos dejen de ser compartidos en cualquier momento y por medio de los canales establecidos y/o a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@alegra.com

Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de uso de información a que se refiere el título “Política de Privacidad”. La autorización a que se refiere ésta cláusula podrá ser revocada por el usuario en cualquier tiempo escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@alegra.com

Adicionalmente los usuarios tendrán habilitada la posibilidad de comunicarse con el equipo de Alegra en caso de que tengan preguntas o dudas por resolver, preguntas generales sobre su cuenta o sobre el software como tal. Para los casos anteriores, deberán escribir a soporte@alegra.com. o utilizar la pestaña de soporte disponible en la aplicación.

Ley 2300 de 2023

Canales de contacto con el usuario y horarios

El usuario reconoce y acepta que para la prestación de los servicios que ofrece Alegra, las gestiones de cobranza, el envío de información comercial o publicitaria autorizada por el usuario y, en general, para realizar el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con lo indicado en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Alegra, Alegra contactará al usuario por los siguientes canales y en los siguientes horarios:

  • - Canales: email, MSM, Whatsapp, llamadas y mensajería web.
  • - Horarios de contacto: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y Sábados de 8:00 a.m a 3:00 p.m.

En caso de que el usuario no desee ser contactado por alguno de dichos canales o que requiera ser contactado en un horario distinto al establecido aquí, deberá manifestarlo expresamente a través de un correo electrónico remitido a soporte@alegra.com.

Así mismo, Alegra establecerá mecanismos ágiles, sencillos y eficientes para que el usuario en cualquier momento pueda cancelar la recepción de mensajes y correos, siempre y cuando no exista el deber contractual de permanecer en la base de datos.

Adicionalmente, se exceptúan de los horarios antes mencionados los contactos que tienen como finalidad informar al usuario sobre confirmación oportuna de las operaciones monetarias realizadas, enviar información solicitada por el usuario o generar alertas sobre transacciones fraudulentas, inusuales o sospechosas.

Teniendo en cuenta lo anterior, el usuario reconoce y acepta que, como el registro de usuarios en Alegra está habilitado las 24 horas del día, en caso de registrarse en un horario por fuera del aquí mencionado, el usuario recibirá de forma inmediata un correo automático de confirmación del registro junto con la información necesaria a tener en cuenta y los pasos a seguir como usuario de Alegra.

Legislación Aplicable y Jurisdicción

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Si cualquier parte de este contrato se declara nula o contraria a la ley, entonces la provisión inválida o no exigible se considerará sustituida por una disposición válida y aplicable que más se acerque a la intención del contrato original y el resto del acuerdo entre Alegra y el usuario continuará en efecto. A menos que se especifique lo contrario en este documento, estas Condiciones constituyen el acuerdo completo entre el usuario y Alegra con respecto a los Servicios de Alegra y reemplaza a todas las comunicaciones previas y propuestas, tanto de manera electrónica, oral o escrita, entre el usuario y Alegra con respecto a los Servicios de Alegra.

Consultas, quejas y reclamos

En caso de existir consultas, quejas o reclamos sobre la información contenida en el presente documento de Términos y Condiciones, por favor escribir al correo soporte@alegra.com, utilizando como asunto: Comentario Términos y Condiciones.

T&C’s - Happy Week - mayo 2023

En las siguientes líneas se explicará a detalle los términos y condiciones que cada Usuario de Alegra debe considerar para acceder a la campaña predominada “Happy Week”.

  • La promoción consiste en otorgar 40% (cuarenta por ciento) de descuento por 2 (dos) meses en todos los planes de Alegra (Pyme, Pro, Plus, Enterprise), a excepción del plan “Emprendedor” y “Solo facturación”.
  • Los productos que aplican para la siguiente promoción son: Alegra Contabilidad / Gestión / Administración, Alegra Nómina, Alegra Facturación, Alegra Punto de venta / POS / TPV y Alegra Tienda.
  • Aplica para Usuarios que elijan por primera vez, alguno de los cinco productos que participan en esta campaña. A su vez, también aplica para aquellos Usuarios que ya tienen una cuenta paga en Alegra, pero desean un producto adicional.
  • Válido en nuestras versiones de Colombia, Perú, Argentina, Costa Rica, México, Panamá, USA y República Dominicana.
  • La oferta estará vigente desde el miércoles 17 de mayo a las 00:00:00 a.m, hasta el miércoles 24 de mayo a las 11:59:59 p.m.
  • Si el rango de fechas decide ampliarse, se estará comunicando en los principales canales de comunicación de Alegra.
  • El descuento se mostrará de forma automática desde la pantalla de pago de un plan en Alegra (checkout), es decir, al momento que el Usuario esté eligiendo su plan.
  • La promoción no es acumulable con otros beneficios.
  • Para acceder al beneficio, el Usuario deberá abonar el monto correspondiente a los dos primeros meses al momento de adquirir el plan. Es decir, el monto a pagar al momento de la contratación corresponde al valor de dos meses con un 40% de descuento.

Términos y Condiciones de uso del producto Software Contable Claro Negocios con tecnología de Alegra

Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de seguridad de la información

Direccionamiento Estratégico




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