• Aceptación
• Capacidad de Celebración de Contratos
• Registro de Cuentas y Usuarios
• Descripción del servicio
• Alcance y nivel de servicio
• Medios de pago
• Información de la cuenta
• Política de privacidad
• Política Comunicacional
• Seguridad de la Cuenta
• Operación del Sitio
• Limitaciones
• Interrupción y Terminación del Servicio
• Legislación Aplicable y Jurisdicción
• Comentarios y Preguntas.

Política de Tratamiento de Datos Personales

• Identificación
• Marco Legal
• Definiciones
• Finalidad
• Base de Datos
• Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos
• Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Sensibles
• Uso y Finalidad del Tratamiento de Datos Personales
• Aviso de Privacidad
• Revocatoria de la Autorización y/o Suspención del Dato
• Derechos del Titular de la Información
• Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos del Titular de Datos
• Deberes de Alegra como Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales
• Medidas de Seguridad de la Información Aplicadas al Tratamiento de Base de Datos
• Prohibiciones
• Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos
• Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales
• Fecha de Entrada en Vigencia

Términos del servicio

De las partes

Los términos expresados en este contrato constituyen las condiciones de uso y privacidad para todos los servicios prestados en la actualidad y los añadidos en el futuro, por Alegra en su sitio web www.alegra.com y su aplicación app.alegra.com, la versión móvil Alegra y Api.

El usuario acepta, al momento de empezar a utilizar el servicio, respetar todas las condiciones impuestas por este contrato.

Términos Usados

Las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado en este contrato:

• El término "contrato" o "acuerdo" hace referencia a este contrato y a sus Términos y Condiciones.
• El término "leyes aplicables" hace referencia a las leyes que se aplican en Colombia para este tipo de contratos.
• El término "sitio" ó "sitio web" hace referencia al sitio donde se prestan todos los servicios que Alegra ofrece, sin tener en cuenta posibles terceros relacionados con Alegra.
• El término "servicio" o “servicios” hace referencia a la aplicación que ofrece Alegra en su sitio web y que opera desde el dominio app.alegra.com. También hace referencia a el uso de la página web de Alegra y su centro de soporte alegra.com/ayuda/
• El Término "Alegra", "Sistema Alegra", "nosotros", "nuestro(a)" hace referencia a Soluciones Alegra S.A.S y todos sus asociados.
• El término "Sistema" hace referencia a la plataforma web usada por Alegra para prestar su servicio, incluido el software que usa la plataforma y todos sus contenidos.
• El término "Aplicación" hace referencia al software que ofrece Alegra como servicio a en su sitio app.alegra.com
• El término "titular de la cuenta" hace referencia a la persona a nombre de quien está la tarjeta de crédito que se usó para registrar la cuenta en Alegra.
• El término "usuario" hace referencia a la persona que visita y usa el sitio web de Alegra y su aplicación, sea o no "titular de cuenta"
• El término "Plan" hace referencia a las condiciones de uso que tienen un usuario según el pago que haya efectuado.

Términos y condiciones

Aceptación

El usuario de este sitio, acepta por simple causal de uso del sistema Alegra lo dispuesto en este contrato y en sus Términos y Condiciones, susceptible de cambio sin previo aviso por parte de Alegra. Si el usuario representa una organización, está dando por entendido que la organización acepta ceñirse a este contrato y que tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y por lo tanto obligarla frente a Alegra y aceptar las obligaciones establecidas en el presente contrato. El usuario que no esté de acuerdo con esto, no podrá hacer uso de los servicios prestados por Alegra.

Capacidad de Celebración de Contratos

Según la ley de Colombia, el usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones, debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables. Refiérase entonces, el que quiera celebrar este contrato a la teoría general de celebración de contratos de la ley que aplica en su país.

Alegra da por entendido que aquel usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre de la persona que se determine como Usuario. Quienes sean considerados incapaces absolutos o relativos o parciales deberán tener autorización de sus representantes legales para celebrar este contrato, y serán estos últimos considerados responsables de cualquier conducta de sus apoderados.

Registro de Cuentas y Usuarios

Alegra presta un servicio de software que se accede a través de su sitio web www.alegra.com Los usuarios que accedan a este servicio deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. Alegra da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a Alegra de poseer información falsa sobre cualquier usuario.

Alegra permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios según el plan que cada titular o usuario de cuenta haya elegido al momento de registrar su cuenta. Alegra no permite, bajo ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta haya decidido habilitar como tales para el uso de la plataforma y estos no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma. De suceder una situación como ésta, Alegra no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de la misma ni frente al usuario ni frente a terceros.

Descripción del Servicio

Alegra presta el servicio de su aplicación web en dos modalidades, gratis y pago. Alegra podrá dejar de ofrecer el plan Gratis para usuarios nuevos, , pero el usuario que lo adquirió antes podrá seguir usándolo indefinidamente siempre y cuando no realice cambios posteriores en su plan.  El usuario adquiere una licencia no-exclusiva, mundial y temporal e intransferible para usar el sistema Alegra según las condiciones del plan que haya elegido al momento de pagar por el servicio, o si es el caso acepta las condiciones que tiene al ser un usuario gratis pero en ningún momento adquiere propiedad sobre la plataforma.

Los derechos de autor sobre las obras de software que componen la plataforma y los Servicios serán de titularidad de Alegra y bajo ninguna interpretación de éstos términos de servicio se entenderán transferidos al usuario.

El servicio de Alegra se inicia al momento de registrar una cuenta en el sitio web de Alegra, tras haber aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio consiste en el uso del software Alegra disponible en app.alegra.com y todos los servicios disponibles en sitios web asociados (alegra.com/ayuda/ y www.alegra.com) , aplicaciones móviles y Api.

El usuario se hace conocedor de los servicios por los que está pagando a la hora de usar alguno de los planes que ofrece Alegra. Alegra no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el usuario a la hora de elegir su plan, así como tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial ni tampoco de la clasificación que realice de la misma lo que afectará irremediablemente los resultados arrojados por el Software.

Alegra da por entendido que el titular de la cuenta y los usuarios conocen cualquier cambio que se haga en la configuración de ésta, así como que realizará los cambios que considere pertinentes. Alegra no se responsabilizará por la pérdida de información que ocurra por fuerza mayor, caso fortuito o hecho de un tercero tal y como se explica bajo el título “Operación del Sitio”.

Alcance y nivel de servicio

En condiciones normales, la plataforma de Alegra tiene un “down time” de aproximadamente 1%, de modo que la plataforma se encuentra disponible el 99%  del tiempo. Alegra adelantará las gestiones que a su juicio estime conducentes, para que la aplicación esté disponible para el usuario, pero no garantiza lo anterior, por cuanto pueden existir eventos como daños en las comunicaciones, actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de la aplicación, entre otros, que escapen al control y responsabilidad de Alegra. No obstante lo anterior, Alegra garantiza a los usuarios que la aplicación estará disponible en circunstancias normales, según lo anunciado, desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a Internet, siempre y cuando el usuario recuerde las credenciales de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor, lo permitan.

De manera tal que si no se pudiera acceder por el tipo de conexión o por el deficiente servicio del mencionado proveedor, ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio prestado por parte de Alegra.

En cuanto al mantenimiento y reestructuración de la aplicación, Alegra se reserva el derecho de llevar a cabo las gestiones necesarias, sin previo aviso a los usuarios, pero procurará que se les brinde un aviso con la antelación que a su juicio considere conveniente o prudente para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de datos o de información.

Medios de pago

El usuario podrá elegir el plan y periodo de pago al momento de realizar el primer pago. Según el periodo elegido: mensual, semestral o anual, el próximo cobro se realizará el mismo día del mes en que se inscribió.

El pago de Alegra es anticipado y el usuario acepta que se realicen cobros recurrentes según los periodos elegidos. Además se compromete a notificar a Alegra en caso tal de que no quiera que se genere el siguiente cobro, mínimo 2 días hábiles antes de sur próxima fecha de cobro.

En caso de que el usuario no notifique a Alegra, con anticipación sobre su deseo de no generar el cobro recurrente, este tendrá 5 días hábiles para pedir la devolución del dinero conforme el derecho de retracto previsto en el Estatuto del Consumidor.

Alegra ofrece los medios de pago que se reseñan en su página web.. Sin embargo, para acceder a Alegra a través de algunos de estos sistemas de pago, puede ser necesario registrar por parte del titular de la cuenta alguna información, como por ejemplo un número de cuenta o  tarjeta de crédito expedida por parte de una entidad financiera o que se encuentre vigente, para poder realizar el cobro por los servicios prestados en nuestro software online disponible en app.alegra.com o en la aplicación movil. Si existen retenciones de cualquier tipo estas tendrán que ser asumidas por el usuario.

Alegra es consciente que poseer información de tarjetas de crédito o cuentas bancarias de los usuarios es delicado. Por lo tanto está comprometido con mantener esta información segura y aislada de usos inadecuados.

Alegra da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta por lo tanto no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de esta ser usada para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta.

Alegra, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a llevar a cabo la verificación de los datos personales del Usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona, además de no tener bases de datos con las cuales confrontar tal información.

No obstante esto, el usuario autoriza a Alegra a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional.

El usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita.

Información de la cuenta

Alegra es un aplicativo Web, el cual proporciona un sitio donde se alojan datos que el usuario administra bajo su cuenta y riesgo. Alegra vela por mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones a su juicio necesarias para ello, más no se responsabiliza por actos mal intencionados de terceros y las consecuencias de ello frente al usuario o frente a terceros.

Alegra pone en conocimiento de sus usuarios, que la información que suministre se albergará en servidores de terceros, específicamente Amazon, que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad.

Alegra tampoco se hace responsable por el tipo de información ingresada por cada usuario en su cuenta ni por los resultados inadecuados si la misma se ingresó de manera inadecuada de acuerdo con los parámetros contables y fiscales aplicables a la materia en cada caso. Se da a entender que el usuario, al usar los servicios de Alegra, hará un uso sano y legal de todas las herramientas que se ponen a su disposición y esto exonera a Alegra de cualquier uso indebido de su información por parte de cualquier usuario, entendiéndose por ello el usar información para evadir obligaciones tributarias, entre otras.

Alegra no estará obligada a velar por la legalidad del contenido e información que los usuarios alberguen en su cuenta a través de los Servicios prestados, sin embargo podrá tomar los correctivos en contra de información ilegal, cuando lo considere pertinente.

El usuario se obliga a la hora de usar cualquiera de los servicios de Alegra a (i) no causar daño físico, moral o mental a otros usuarios del servicio (ii) no utilizar el servicio con fines maliciosos o de mala voluntad, ni para beneficiarse en perjuicio de terceros y mucho menos del Estado entendiendo por éste, aquel que de acuerdo con la normatividad que le sea aplicable, sea quien deba recibir dinero por concepto de impuestos bajo cualquier denominación por el resultado de la operación mercantil del usuario. (iii) no usar el servicio con fines criminales o ilegales ni para sacar provecho o beneficio ilícito para sí o para terceros, bien sea remunerado o no, (iv) no publicar información que vulnere derechos de terceros, tales como derechos de propiedad intelectual, secretos industriales o cualquier otro que sea de propiedad de terceros y respecto de los cuales no se encuentre autorizado (v) publicar información  información sensible que ya no es vigente o que pueda inducir a error a terceros o al Estado

El usuario de Alegra manifiesta ser dueño de la información que ingresa en el sistema y bajo ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de Soluciones Alegra S.A.S., y de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de la plataforma sobre la cual el usuario ingresa la información , sin que respecto de ésta se considera surtida transferencia alguna en razón de éste contrato. Si el usuario da por terminado el contrato tendrá la información a su alcance, pero en ningún momento Alegra se obliga a entregar la misma en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software, pues sólo se ingresan datos, para su consulta y procesamiento en aras de su funcionamiento y uso.

Adicional a lo anterior, Alegra no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el USUARIO al momento de realizar un trámite o de ingresar la información al software.

Política de privacidad

Funciones publicitarias de Google Analytics implementadas en Alegra
Alegra utiliza las audiencias de remarketing de Google Analytics para su uso en Google AdWords y DoubleClick Bid Manager, esto con el fin de publicar campañas de remarketing dirigidas a sus usuarios. El usuario acepta que su información sea tratada para efectos de Big Data y por lo tanto permite que Alegra utilice estas herramientas con fines estadísticos.

Modo de uso de las cookies

Alegra, Mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los usuarios que utilizan su aplicación. Con estas herramientas, Alegra podrá recopilar información de cada usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes.

En esta medida, Alegra podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. Alegra usa esta información para fines analíticos. El usuario de Alegra podrá deshabilitar estas herramientas.

Las actividades de seguimiento adelantadas por Alegra también podrán realizarse dentro de la aplicación, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientos podrán ser desactivadas por el usuario ‘para conservar su privacidad. Ver más aquí.

Análisis de datos..

El usuario al crear su cuenta y hacer uso de la aplicación Alegra, acepta que LA EMPRESA puede suministrar, transferir, compartir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, fililales, vinculadas o subordinadas de LA EMPRESA en Colombia o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales por parte de los terceros.

El usuario en cualquier momento puede solicitar a LA EMPRESA que detenga de forma indefinida el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo soporte@alegra.com o comunicarse a través del chat de atencion al cliente.

Política Comunicacional

Al registrar una cuenta con Alegra el titular de la cuenta debe introducir un email y un teléfono de contacto, así como registrar todos aquellos datos que el software le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita al software procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, acepta recibir todos los correos y llamadas con información sobre el uso de Alegra, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por Alegra.  No obstante lo anterior, Alegra no podrá utilizar en beneficio suyo o de terceros, la información que haya ingresado el usuario, sin embargo, podrá utilizar la base de datos de las empresas o usuarias con fines publicitarios o comerciales para sí o para terceros, sin que por ello deba participar de ingreso alguno a los usuarios. El usuario podrá solicitar que sus datos dejen de ser compartidos en cualquier momento y por medio de los canales establecidos y/o a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@alegra.com

Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de uso de información a que se refiere el título “Política de Privacidad”. La autorización a que se refiere ésta cláusula podrá ser revocada por el usuario en cualquier tiempo escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@alegra.com

Seguridad de la Cuenta

Alegra vela por la seguridad de la contraseña que provea el titular de cuenta y los usuarios a la hora de registrar una cuenta con Alegra y garantiza que tomará las medidas que se encuentren a su alcance para que esta contraseña no sea vista por terceros, mas no puede arrogarse la responsabilidad de garantizar su confidencialidad. Por otro lado Alegra no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el usuario directamente.

Operación del Sitio

Alegra llevará a cabo las gestiones que a su juicio estime conducentes, tendientes a que los sitios webs asociados siempre estén disponibles para el usuario, pero no garantiza lo anterior, tanto por los daños en las comunicaciones, por actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de los sitios u otro tipo de actos que se escapen del alcance y responsabilidad directa de Alegra. No obstante lo anterior, Alegra garantiza a los usuarios que pagan por el servicio, que el software estará disponible en app.alegra.com desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a Internet, siempre y cuando el usuario recuerde las credenciales de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor, lo permitan, lo cual escapa de las obligaciones de Alegra, de manera tal que si no se pudiera acceder por el tipo de conexión y las características que le sean propias, por fallas en la comunicación o por el deficiente servicio del mencionado proveedor, ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio contratado por parte de Alegra. En cuanto al mantenimiento y reestructuración del sitio, Alegra se reserva el derecho de hacerlo sin previo aviso a los usuarios, pero procurará que se les brinde un aviso con la antelación que a su juicio considere conveniente o prudente para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de datos o de información.

Limitaciones

EL CLIENTE no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además queda prohibida la separación de los componentes. ALEGRA autoriza el uso del software como un producto único. Las partes que lo componen no se podrán separar para utilizarlas en más de aquellas unidades o estaciones de trabajo en las que lo instale LA EMPRESA, ni hacer uso de ellas por separado. El usuario comprende que faltar a lo dispuesto en ésta cláusula constituye un delito de acuerdo al artículo 272 del Código Penal Colombiano.

Interrupción y Terminación del Servicio

Alegra se reserva el derecho de terminar el servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal, para aquellos casos en los que se deban realizar pagos sucesivos.

Alegra podrá terminar de manera unilateral la cuenta de un usuario en los siguientes escenarios: (i) En caso de que el USUARIO utilice los servicios prestados por Alegra para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros y sobre de todos de Alegra y de otros usuarios; (ii) En caso de que Alegra encuentre que el USUARIO está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de la plataforma de Alegra o que perjudiquen a terceros; (iii) Cuando existan elementos que permitan inferir a Alegra que el USUARIO no cuenta con la edad mínima para contratar los Servicios, en los términos del artículo segundo de estas Condiciones.

Parágrafo: Suspensión Del Servicio.

LA EMPRESA se reserva el derecho de suspender la prestación de los servicios al USUARIO y de inhabilitar su acceso al Software, así como a cualquiera de los módulos creados para EL USUARIO si luego de dos intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, o en caso de no recibir el pago del servicio en la forma acordada.

Se dará la suspensión del servicio al USUARIO con aviso anticipado.

En caso de suspensión, la cuenta del USUARIO no será reactivada hasta que el pago de todas aquellas deudas que en ese momento se encuentren a cargo del usuario se hayan realizado por completo. Si luego de tres intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, el USUARIO debe realizar el pago del dinero adeudado mediante un enlace de pagos. Para obtener el enlace donde se debe realizar el pago, el USUARIO debe comunicarse con el equipo de soporte de Alegra escribiendo a www.alegra.com/123

La suspensión de la cuenta del USUARIO no elimina su obligación de pagar las deudas pendientes, así como tampoco el porcentaje cobrado impide la generación de los gastos de cobranza e indemnización de perjuicios que se pudiesen generar a favor de ALEGRA por tal incumplimiento.

En caso de falta de pago, o uso indebido de la cuenta, el usuario recibirá a su correo una notificación a partir de la cual tendrá un periodo de gracia de 15 días durante el cual podrá consultar su cuenta y la información que hasta el momento se encuentre almacenada en ella, pero sin la posibilidad de agregar nueva información. El usuario será responsable de copiar o sustraer dicha información, por cuanto una vez venza el periodo de 15 días, Alegra dejará de ser responsable de la información albergada en la cuenta y esta podrá ser eliminada libremente.

Legislación Aplicable y Jurisdicción

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Si cualquier parte de este contrato se declara nula o contraria a la ley, entonces la provisión inválida o no exigible se considerará sustituida por una disposición válida y aplicable que más se acerque a la intención del contrato original y el resto del acuerdo entre Alegra y el usuario continuará en efecto. A menos que se especifique lo contrario en este documento, estas Condiciones constituyen el acuerdo completo entre usted y Alegra con respecto a los Servicios de Alegra y reemplaza a todas las comunicaciones previas y propuestas, tanto de manera electrónica, oral o escrita, entre el usuario y Alegra con respecto a los Servicios de Alegra.

Derecho de retracto.

El USUARIO podrá ejercer su derecho al retracto en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, es decir, podrá solicitar que se reverse la transacción perdiendo el dominio sobre su cuenta y recibiendo la devolución de lo pagado. Para efectos de poder ejercer el derecho de retracto será necesario que el USUARIO lo ejerza dentro de la oportunidad legal, es decir durante los cinco (5) días posteriores a la celebración del contrato.

Comentarios y Preguntas

En caso de existir consultas, quejas o reclamos sobre la información contenida en el presente documento de Términos y Condiciones, por favor escribir al  correo soporte@alegra.com, utilizando como asunto: Comentario Términos y Condiciones.

Última actualización: 13 de diciembre de 2017.

Política de Tratamiento de Datos Personales Soluciones Alegra S.A.S.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.  el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, SOLUCIONES ALEGRA S.A.S., ha implementado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con el fin de impartir un debido tratamiento a la información proporcionada dentro de cualquier registro de datos personales, realizado directamente ,  a través de la página www.alegra.com o el aplicativo móvil denominado Alegra. Política que contempla el manejo de solicitudes de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de este tipo de información.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todas las personas naturales  que tengan o hayan tenido alguna relación con SOLUCIONES ALEGRA S.A.S., y que sus datos personales se encuentren en sus bases de datos.

I. Identificación

Empresa: Soluciones Alegra S.A.S.
NIT: 900.559.088-2
Dirección: Carrera 43 c # 5-115, Medellín - Colombia
Correo electrónico: soporte@alegra.com
Teléfono: +574 4480132
Página Web: www.alegra.com

II. Marco Legal

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales serán aplicada por SOLUCIONES ALEGRA S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

Los siguientes son los  principios rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y LA EMPRESA como entidad respetuosa de la ley acatará: Principio de Legalidad,  Principio de Finalidad, Principio de Libertad, Principio de Veracidad o Calidad, Principio de Transparencia,  Principio de Acceso y Circulación Restringida, Principio de Temporalidad del dato,  Principio de Seguridad y  Principio de Confidencialidad.

III. Definiciones

Para efectos de la interpretación y aplicación  de la presente política solicitamos tener en cuenta las siguientes definiciones:  Clic aquí

IV. Finalidad

A través del presente documento, se establece el Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales de SOLUCIONES ALEGRA S.A.S., el cual tendrá como alcance  la aplicación de todas las bases de datos  donde se almacene información personal y sea objeto de tratamiento por parte de la compañía, en adelante ALEGRA o LA EMPRESA.

ALEGRA entiende por protección de datos todas aquellas medidas tomadas a nivel  fisico, tecnico y juridico para garantizar que la información de los Titulares - personas naturales - (clientes, empleados, ex empleados, proveedores, acreedores, etc.) , esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas así como que su uso y conservación sea adecuado.

ALEGRA podrá hacer uso de los datos personales para:

a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores  trabajadores y aspirantes, incluido el pago de obligaciones contractuales
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos
d) Evaluar la calidad del servicio
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo
f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por ALEGRA y/o por terceras personas
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral
>h) Soportar procesos de auditoría interna o externa
i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de ALEGRA:   Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso
j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de ALEGRA ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

V. Base de Datos

A. Las bases de datos en las que la empresa SOLUCIONES ALEGRA S.A.S. actua como responsable y encargada del tratamiento:

En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos ALEGRA actúa tanto en calidad de Responsable, toda vez que son quienes recaudan la información y toman las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de Encargada, en la medida que es quien realiza el Tratamiento de datos.

A continuación se mencionan las 4 bases de datos sobre las cuales SOLUCIONES ALEGRA S.A.S. realiza el tratamiento de información personal:

1. Base de datos de clientes:

• Descripción: Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de LA EMPRESA, es decir corresponde a aquellas personas naturales que acceden a los diferentes servicios de ALEGRA.

• Contenido: Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre, número de identificación, ciudad y país de residencia, dirección de correspondencia, correo electronico, telefono, actividad economica, información bancaria como número de cuenta, tipo, entidad bancaria, numero de la tarjeta de crédito.

• Forma en que se recopilan los datos: La información se obtiene de forma directa mediante inscripción de formulario a través de la página web o la aplicación móvil y finalmente se configura la cuenta, en todos los casos queda consignado en servidores especializados de Amazon que cuenta con toda la infraestructura para garantizar la seguridad de la información. En la recolección de la información el cliente expresa la autorización de recolección de sus datos personales  por parte de ALEGRA de acuerdo a los fines establecidos en la presente política publicada en la pagina web www.alegra.com y en la respectiva aplicacion.

• Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por  finalidad permitir a ALEGRA cumplir con su objeto de prestación de servicios contables desde una plataforma en la nube. De manera que esta base de datos tiene las siguientes finalidades: Para contacto con el cliente en: Soporte técnico y servicio al cliente, para facturación: Soporte de facturación, gestión de cobros cobro y recaudo y para mercadeo y publicidad: Envío de boletines informativos, promociones, encuestas e información sobre nuevas funcionalidades

• Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, almacenamiento, uso, y de circulación.

• Circulación interna: La información ingresada al sistema para el uso de los servicios prestados por ALEGRA, pasa al área de soporte y servicio al cliente en caso de requerir.

• Circulación externa:  La información contenida en esta base de datos  se guarda en un servidor de Amazon y solo pueden acceder a ella ciertas personas de ALEGRA autorizadas como el area de ingenieria y administrativa. De igual forma al Panel sólo puede acceder cada usuario, ya que es personal y cuenta con una contraseña y un token de seguridad para ello.  Para temas de facturación y cartera se cuenta con un proveedor de contabilidad, para el recaudo se utilizan plataformas de pago o se hace en entidades bancarias. Actualmente la autorización para el tratamiento de los datos personales, se obtiene a través de la página web app.alegra.com, al igual que a través de la aplicación móvil desde el momento del registro, estos datos se amplían a la información financiera al momento de la suscripción y respectivo pago.

• Vigencia: La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dura la relación comercial con el cliente más un periodo adicional de 10 años. Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de interés histórico de estos datos, se prolongará el plazo de almacenamiento hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección.

2. Bases de datos de empleados, ex empleados y aspirantes:

• Descripción: Esta base de datos contiene la información que se recolecta sobre los aspirantes a algún cargo vacante dentro de LA EMPRESA a través de las hojas de vida, los empleados de la misma vinculados a través de contratos de trabajo y los estudiantes de práctica y las personas que dejaron de ser empleados de ALEGRA. Esta base de datos es manejada por el área Administrativa y Gerencial de ALEGRA.

• Contenido: La información personal especificada en esta Base de Datos contiene los siguientes datos personales: Nombre, número de identificación, copia del documento de identificación, lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, ciudad de domicilio, dirección de residencia, teléfono, mail, salario, exámenes médicos de ingreso, tipo sanguíneo, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, datos familiares incluidos niños, niñas y adolescentes en primer grado de consanguinidad, registros fotográficos, ocupación, cargo, información académica, experiencia laboral, referencias laborales y personales, número de cuenta bancaria, entidad bancaria, fecha de retiro, datos de contacto en caso de emergencia, nombre y parentesco. La empresa recopila ciertos datos sensibles: Datos de menores, tipo sanguíneo y registros fotográficos.

• Forma en que se recopilan los datos: El área Administrativa recoge la información por medio de las hojas de vida suministradas por el aspirante, en entrevistas de ingreso en presencia del aspirante y en los contratos laborales suscritos entre el empleado y LA EMPRESA.

• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que están, la atención de solicitudes, la generación de certificados y constancias, la afiliación a las entidades del Sistema de Seguridad Social, Salud Ocupacional, la realización de actividades de Bienestar Laboral, el levantamiento de registros contables, los reportes a autoridades de control y vigilancia, contacto con el empleado, causar impuestos, comunicación en caso de ausencia, entre otros fines administrativos  y de contacto. Los datos sensibles son utilizados para la información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad Social.

• Tratamiento: El tratamiento que recibe esta base de datos por parte de LA EMPRESA en su condición de responsable y encargada incluye la recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación. La circulación puede ser interna o externa y se efectúa de la siguiente forma:

• Circulación Interna: Para pago de nómina y otros servicios, para  levantamiento de registros contables y para seguimiento a empleados, en cuanto a su labor y temas de salud ocupacional.

• Circulación Externa: Según requerimiento de las siguientes entidades: Para la UGPP por Gestión Pensional y Parafiscales, para la DIAN, para el SENA y para el ICBF. Los datos también son utilizados para enviar reportes a las entidades administrativas que lo soliciten, con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias. La información contenida en esta base de datos se guarda en archivos drive y en correo electrónico, y para acceder a ellos se requieren contraseñas las cuales solo son de conocimiento de las respectivas áreas que tienen acceso a la información, de igual forma se establecen políticas de confidencialidad.

• Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y LA EMPRESA, por 90 años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Así mismo LA EMPRESA conserva la información en un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas a misma, así como de los aspirantes a los cargos que han estado vacantes.

3. Base de Datos de Proveedores

• Descripción: Esta base de datos corresponde a la información personal  que se recolecta sobre las personas naturales proveedores que prestan servicios y venden productos a LA EMPRESA.

• Contenido: Esta base de datos contiene la siguiente información: Nombre, número de identificación, dirección, teléfono, correo, numero de cuenta bancaria, titular de cuenta, rut y en caso de tenerlo sitio web.

• Forma en que se recopilan los datos: La información se obtiene a través de la documentación suministrada por el proveedor con el fin de realizar el pago posterior a la facturación. Es importante resaltar que los proveedores han autorizado la recopilación de sus datos mediante diligenciamiento y aceptación de formulario.

• Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear al proveedor en  archivo Drive de ALEGRA, cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los productos vendidos o servicios prestados, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaría de Hacienda municipal y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana y contactarlos para contratar de nuevo.

• Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación. La información contenida en esta base de datos se guarda en un archivo Drive de la compañía, por parte del área Administrativa. La autorización consta en un formulario electrónico, el cual es diligenciado y aceptado por los proveedores. Sobre las medidas de seguridad, al archivo Drive solo se puede acceder por personas autorizadas.

• Vigencia: Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la relación comercial con el proveedor más un periodo de 10 años.

4. Base de datos Acrecer

• Descripción: Contiene la información relacionada con las personas naturales que han decidido ser referidores de nuestra aplicación y por lo cual reciben un beneficio económico.

• Contenido: La presente base de datos contiene la siguiente información: Nombre del referidor, correo electrónico del referidor, correo del referido, nombre del referido, teléfono, Rut y referencia bancaria.

• Forma en que se recopilan los datos: El referido inscribe directamente sus datos en la plataforma de Alegra e ingresa su referenciador con un código, por lo anterior en esta base de datos se encuentra la información de referidor y referido.

• Finalidad: Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los productos vendidos o servicios prestados, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaría de Hacienda municipal y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana y contactarlos para contratar de nuevo.

• Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación. La información contenida en esta base de datos se guarda en un archivo Drive de la compañía, por parte del área Administrativa. La autorización consta en un formulario electrónico, el cual es diligenciado y aceptado por los proveedores. Sobre las medidas de seguridad, al archivo Drive solo se puede acceder por personas autorizadas.

• Vigencia: Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la relación comercial con el proveedor más un periodo de 10 años.

B. Bases de datos en las que se recolectan Datos Especiales

1. Bases de Datos Sensibles

Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, LA EMPRESA  ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya información reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.

Para el tratamiento de los datos sensibles LA EMPRESA ha cumplido con las siguientes obligaciones:

• Informó al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar su tratamiento.

• Informó al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.

• LA EMPRESA no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

2. Bases de datos Personal

Esta base de datos se describe en el literal A. del presente manual.

C. Registro de las Bases de Datos

De conformidad con la normatividad colombiana, las bases de datos anteriormente mencionadas serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

VI. Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Personales

LA EMPRESA por medio de la “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales”   ha adoptado procedimientos para solicitarle al usuario, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Al crear su cuenta, el usuario autoriza a LA EMPRESA a recolectar, suministrar, transferir, transmitir, analizar, verificar y usar sus datos personales y/o empresariales, datos financieros, contables, y en general aquellos datos relacionados con el giro ordinario de su negocio. Asimismo, autoriza a compartirlos con proveedores, empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliadas de LA EMPRESA ubicadas en Colombia o en terceros países con el fin de que éstas puedan almacenarlos, analizarlos, usarlos, consultarlos y verificarlos ante operadores de información y riesgo, y contactar al usuario para enviarle información, hacerle ofertas comerciales de productos y servicios, o para el mantenimiento de los mismos.

Como Titular de información, el usuario acepta y entiende el derecho que le asiste a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, presentar quejas ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.

La autorización otorgada por el Titular a LA EMPRESA, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: • Por escrito • De forma oral • Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA como una conducta inequívoca.

LA EMPRESA ha establecido el correo electrónico soporte@alegra.com y el chat de atención al cliente, como los canales para que el Titular de los datos, pueda en todo momento solicitar como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.

VII. Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Sensibles

En el Tratamiento de datos personales sensibles, LA EMPRESA cumplirá con las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento y además obtener su consentimiento expreso.

Ninguna de las actividades que realiza LA EMPRESA está ni estará condicionada a que el titular suministre sus datos personales sensibles.

VIII. Uso y Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

LA EMPRESA reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.

LA EMPRESA recolecta, registra, almacena, usa los  datos personales de los Titulares, para su propio uso con los propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.

Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por LA EMPRESA para: • Ejecutar las actividades propias de LA EMPRESA para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos Personales de los Titulares.  • Ofrecerle los productos, servicios y/o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de LA EMPRESA, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles.   • Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal. • Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría,  Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos y LA EMPRESA • Soportar procesos de auditoría externa e interna. • Para la ejecución de procesos de índole judicial  y extrajudicial en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos de LA EMPRESA. • Registrar la información de Empleados, ex empleados,  proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de LA EMPRESA, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar. • Para verificación de referencias de empleados, ex empleados,  proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos.  • Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia LA EMPRESA, sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable.

Los Datos Personales serán utilizados por LA EMPRESA sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, LA EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los Datos Personales, salvo que: • El Titular autorice expresamente a hacerlo  • La información del Titular  tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de LA EMPRESA • Sea permitido por la ley.

Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de LA EMPRESA, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Revisoría Fiscal, las Gerencias.

LA EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos de LA EMPRESA.

En el caso de transmisión de datos personales, LA EMPRESA suscribió el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1074 de 2015.

Igualmente, LA EMPRESA podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los  datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.

Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de LA EMPRESA en términos seguros.

IX. Aviso de Privacidad

Esta  leyenda se encuentra en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los proveedores, trabajadores, clientes y demás titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.

1. Aviso de Privacidad

2. Autorización: Para la página web

3. Autorización:  Para empleados

X. Revocatoria de la Autorización y/o Suspención del Dato

LA EMPRESA ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual el Titular puede en todo momento, y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a LA EMPRESA la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización que  ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud.

Si vencido el término legal respectivo, LA EMPRESA no elimina de las bases de datos los  datos personales del Titular que lo solicitó, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

XI. Derecho del Titular de la Información

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ALEGRA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALEGRA salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por ALEGRA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

XII. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos del Titular de Datos

Los derechos de los Titulares, podrán ser ejercidos ante LA EMPRESA por las siguientes personas: a. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante LA EMPRESA su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.  b. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante LA EMPRESA.  c. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante LA EMPRESA de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante LA EMPRESA cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

1. Procedimiento para Consultas: - Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las base de datos de LA EMPRESA.  - LA EMPRESA como Responsable y/o Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular. - El titular acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.. - La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el presente Manual. - La consulta será atendida por LA EMPRESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.  - Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LA EMPRESA podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

2. Procedimiento para Reclamos: Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA como Responsable y/o Encargada del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:  - El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a LA EMPRESA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. - Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos. - El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA, y se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada en el presente Manual.

- Si el reclamo resulta incompleto, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.  - Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LA EMPRESA, sin que el solicitante presente la información requerida, LA EMPRESA entenderá que se ha desistido del reclamo. - En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. - Una vez LA EMPRESA reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. - El término máximo para atender el reclamo por parte de LA EMPRESA será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.  - Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Canales Habilitados: Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por LA EMPRESA  para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así: - A través de la dirección de correo electrónico: soporte@alegra.com

XIII. Deberes de Alegra como Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales

Son deberes de ALEGRA los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o) Hacer uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

XIV. Medidas de Seguridad de la Información Aplicadas al Tratamiento de Base de Datos

ALEGRA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores.

Todos los funcionarios se han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

La información personal suministrada por los usuarios de ALEGRA, está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el Usuario puede acceder y que sólo él conoce; el Usuario es el único responsable del manejo de dicha clave. ALEGRA no tiene acceso ni conoce la referida clave, todas las claves de usuarios se encuentran encriptadas. Para mayor seguridad, ALEGRA recomienda a los usuarios de nuestros portales el cambio periódico de su contraseña de ingreso.

Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales.

ALEGRA ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, el ALEGRA no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento. Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para los portales web propiedad de ALEGRA, y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.

XV. Prohibiciones

Se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento a la normatividad: Prohibiciones

XVI. Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

La responsabilidad en el  tratamiento de los datos personales en ALEGRA  está en cabeza de todos los empleados, al interior de cada área deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de LA EMPRESA.

ALEGRA ha designado  el área de Administrativa como responsable del cumplimiento de esta política y estará atenta para resolver peticiones, consultas, y reclamos  y para realizar cualquier actualización, rectificación, supresión  y revocatoria de autorización de manejo de datos personales, a través de los canales dispuestos para tal efecto.

El área encargada será el área Administrativa
Nombre:     Magda Patricia Rios Giraldo
Teléfono:     +574 4480132
Direccion:    Carrera 43 C N° 5 - 115
Mail:   soporte@alegra.com
Página web:    www.alegra.com

XVII. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales

SOLUCIONES ALEGRA S.A.S.podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares. Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares ALEGRA tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendió que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con LA EMPRESA y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con ALEGRA. En conformidad con la Ley 1581 de 2012, informamos que los datos suministrados por los usuarios serán registrados en nuestros servidores que se encuentran alojados por fuera del territorio colombiano. Al aceptar los términos y condiciones de uso de la plataforma el usuario autoriza a Seguridad en Línea al tratamiento de sus datos para efectos nombrados en la presente política.

XVIII. Fecha de Entrada en Vigencia

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 11 de octubre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 15 de mayo de 2017. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.alegra.com

Fecha última modificación: 13 de diciembre de 2017

Atentamente,

JORGE ANDRES SOTO RAMIREZ
Representante Legal
SOLUCIONES ALEGRA S.A.S.